Rewolucja w prowadzeniu i przechowywaniu akt osobowych

 

 

Od 1 stycznia 2019 roku ulegnie zmianie termin przechowywania akt pracowniczych, a także wprowadzona zostanie możliwość prowadzenia elektronicznych akt pracowniczych.

10 lat jako termin przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z ustawą przez dokumentację pracowniczą należy rozumieć nie tylko akta osobowe ale również pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obowiązkiem pracodawcy pozostaje prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Nowością jest możliwość jej prowadzenia w formie elektronicznej.

Pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w prowadzonym postępowaniu.

W celu uniknięcia wątpliwości, ustawodawca wprost wskazał, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem we wspomnianym okresie 10 lat pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Od 1 stycznia 2019 roku zmieni się również zakres informacji przekazywanych pracownikom którym stosunek pracy ustanie po tej dacie. Pracodawca razem ze świadectwem pracy będzie miał obowiązek poinformować pracownika  w formie papierowej lub elektronicznej o:

1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

 Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Ustawodawca dał pracodawcy swobodne prawo co do sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Pracodawca informuje pracowników o:

1. zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;

2. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie formy jej prowadzenia.

Pracodawca zawiadamia również w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Ustawodawca uregulował również status dokumentacji pracowniczej na wypadek śmierci  pracownika. W takiej sytuacji prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

1. dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

2. przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3. małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

4. rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo osób uprawnionych do ich odbioru w przypadku śmierci pracownika - złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Koniec z „niekończącym” się archiwizowaniem dokumentacji pracowniczej

W terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. W tym terminie, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Pracodawca będzie mógł również zniszczyć dokumentację pracowniczą w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przez pracownika lub osoby upoważnione.

Szczegóły w rozporządzeniu

Konsekwencją zmiany sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest zmiana przepisów obowiązującego od 1996 roku rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Nowe rozporządzenie ma określać:

1.  zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,

2.  sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,

3.  sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom uprawnionym

- uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Prace legislacyjne nad nowym rozporządzeniem są nadal w toku.

Dokumentacja pracownicza pracowników których stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 roku

Do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku stosuje się co do zasady nowe przepisy, za wyjątkiem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, który to okres należy ustalać na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie omawianej ustawy.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Raport informacyjny to również novum wprowadzone przez ustawę. Jest to zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku, obejmujące m.in.:

1.  dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty - za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 roku do dnia 31 grudnia 2018 roku,

2.  dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury,

3.  dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze - za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy,

4.  datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Nowe zasady a RODO

Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych powinno zostać uwzględnione w przyjętej u pracodawcy dokumentacji RODO: politykach, rejestrach oraz klauzulach informacyjnych.

 

 

---

Radca Prawny Agnieszka Bruderek

 

Najnowsze Publikacje

Zaufali nam